Privacy Policy

1. Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring legt uit hoe Evidia ("wij", "ons", "onze") persoonsgegevens verwerkt wanneer u onze website bezoekt, zich registreert voor ons platform en onze diensten gebruikt. Ons platform ondersteunt financieel adviseurs in de verzekeringssector bij hun eigen WFT-nalevingsinspanningen (Wet op het financieel toezicht) door adviesgesprekken te transcriberen en AI-ondersteunde concepten voor te bereiden voor beoordeling en analyse door de adviseur zelf.

Dit beleid geldt voor alle gebruikers van ons platform, inclusief financieel adviseurs en hun klanten. Het is niet van toepassing op diensten of platforms van derden die kunnen integreren met onze diensten.

2. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

Verwerkingsverantwoordelijke: Evidia B.V., Nederland

Functionaris voor Gegevensbescherming: privacy@evidia.ai

Algemeen contact: contact@evidia.ai

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

4. Doeleinden en verwerkingsgrondslagen (EER/VK)

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en verwerkingsgrondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst - om onze platformdiensten aan financieel adviseurs te leveren en hun eigen WFT-nalevingsinspanningen te ondersteunen.
• Wettelijke verplichting - om te voldoen aan de vereisten van de WFT (Nederlandse Wet op het financieel toezicht).
• Gerechtvaardigd belang - om platformbeveiliging te handhaven, fraude te voorkomen, servicekwaliteit te waarborgen en onze AI-ondersteunde concept- en samenvattingstechnologie te verbeteren (afgewogen tegen de rechten van betrokkenen).
• Toestemming - voor het verwerken van geluidsopnamen en het genereren van AI-ondersteunde concepten voor beoordeling door de adviseur, verkregen van zowel adviseurs als klanten vóór enige verwerking.

5. Ontvangers en doorgifte

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Alle gegevens worden binnen de Europese Unie verwerkt om te voldoen aan de EU-gegevensbeschermingswetgeving. Wij delen persoonsgegevens alleen met zorgvuldig geselecteerde verwerkers die aan onze strenge beveiligings- en compliance-eisen voldoen:

• Soniox Inc. (Verenigde Staten) - aanbieder van AI-gebaseerde audiotranscriptiediensten met sprekerscheiding. Doel: het omzetten van opnamen van adviesgesprekken naar tekst met sprekeridentificatie voor latere beoordeling door de adviseur. Audio-inhoud en transcripties worden, waar geconfigureerd, verwerkt in datacentra in de EU-regio. Account-, facturerings- en gebruiksmetadata kunnen buiten de EER worden verwerkt. Er is een verwerkersovereenkomst gesloten met passende waarborgen voor eventuele doorgiften volgens hoofdstuk V van de AVG. (Naam en contactgegevens van de juridische entiteit worden bevestigd bij het ondertekenen van de verwerkersovereenkomst.)
• Hyperdoc Inc. d/b/a Recall.ai (Verenigde Staten) - aanbieder van meetingbot-diensten voor online meetingplatforms. Doel: deelnemen aan online meetings (Google Meet, Zoom) namens adviseurs en opnemen van geluid voor latere transcriptie en beoordeling door de adviseur. Meetingopnamen worden, waar geconfigureerd, verwerkt in infrastructuur in de EU-regio. Account-, facturerings- en operationele metadata kunnen buiten de EER worden verwerkt. Er is een verwerkersovereenkomst gesloten met passende waarborgen voor eventuele doorgiften volgens hoofdstuk V van de AVG. (Naam en contactgegevens van de juridische entiteit worden bevestigd bij het ondertekenen van de verwerkersovereenkomst.)
• EU-gebaseerde AI-aanbieders - voor AI-ondersteunde samenvattingen en concepten die de beoordeling van meetings door de adviseur ondersteunen.
• EU-gebaseerde opslagaanbieders - veilige, versleutelde opslag voor audiobestanden en transcripties.
• Authenticatie-aanbieders - Google Workspace en Microsoft 365 voor veilige adviseurstoegang.
• EU-gebaseerde hosting-aanbieders - infrastructuur in EU-datacentra.

Alle gegevensoverdrachten blijven binnen de EER. Wij voeren geen persoonsgegevens over buiten de Europese Economische Ruimte. Al onze verwerkers zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten die de EU-standaardcontractbepalingen en strenge beveiligingseisen omvatten.

6. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens slechts zolang als nodig is voor de in dit beleid beschreven doeleinden, rekening houdend met accountstatus, beveiligingsbehoeften en wettelijke verplichtingen. Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd of geanonimiseerd.

7. Beveiliging

Wij treffen technische en organisatorische maatregelen die persoonsgegevens moeten beschermen tegen onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging. Geen enkele verzendings- of opslagmethode is volledig veilig.

8. Uw rechten

Afhankelijk van uw locatie heeft u mogelijk recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van of bezwaar tegen verwerking, en op gegevensdraagbaarheid. U kunt uw account in het product verwijderen of door contact met ons op te nemen.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via privacy@evidia.ai. Wij kunnen om informatie verzoeken om uw identiteit te verifiëren en antwoorden binnen de wettelijk vereiste termijn.

9. Cookies

Wij gebruiken strikt noodzakelijke cookies voor authenticatie en kernfunctionaliteit. Voor details en keuzes over niet-essentiële cookies, zie ons Cookie Policy.

10. AI-transparantie

Evidia gebruikt kunstmatige intelligentie om de eigen beoordeling door financieel adviseurs van hun klantgesprekken te ondersteunen. Onze AI-systemen:

• Genereren transcripties van geluidsopnamen met sprekeridentificatie (aangedreven door Soniox Inc.). (Naamsvermelding van de aanbieder wordt bevestigd bij het ondertekenen van de verwerkersovereenkomst.)
• Bereiden conceptsamenvattingen, notities en observaties voor uit de inhoud van meetings, voor beoordeling en correctie door de adviseur.
• Zijn hulpmiddelen die menselijk oordeel ondersteunen; zij voeren geen geautomatiseerde financiële of compliance-analyse uit en nemen geen geautomatiseerde besluiten.
• Brengen discussiepunten en vervolgsuggesties naar voren voor eigen beoordeling door de adviseur.

Alle AI-output wordt beoordeeld en goedgekeurd door gekwalificeerde menselijke adviseurs voordat erop wordt vertrouwd. AI-output is een hulpmiddel ter ondersteuning van menselijk oordeel, geen geautomatiseerd besluitvormings- of geautomatiseerd financiële-analysesysteem. Wij voeren gedetailleerde audittrails bij van alle AI-verwerkingsactiviteiten.

11. Diensten van derden

Onze site kan links bevatten naar of integraties met websites of applicaties die niet door ons worden beheerd ("Diensten van derden"). Deze hebben eigen voorwaarden en privacyverklaringen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of praktijken van Diensten van derden en controleren deze niet op nauwkeurigheid of volledigheid. Wij raden aan vóór gebruik hun voorwaarden en privacyverklaringen te raadplegen.

12. Kinderen

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. Wij verzamelen bewust geen persoonsgegevens van kinderen.

13. Klachten

Als u zich in de EER of het VK bevindt, heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

14. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Materiële updates worden weerspiegeld in de publicatiestatus van ons Vertrouwenscentrum en, waar vereist, via aanvullende kennisgeving gecommuniceerd.